エステサロンの同意書は、お客様に安心して施術を受けていただくため、また万が一の際にサロンを守るための重要な書類です。
しかし、同意書は適切に作成・運用されていなければ、効力を十分に発揮できない場合があります。そのため、同意書には必要な項目を漏れなく記載し、適切に管理・運用することが欠かせません。
ここでは、エステサロンの同意書に必要な記載事項と、効果的な運用方法について詳しく解説します。また、同意書の作成から管理までをデジタル化し、業務効率を高める電子カルテシステム「ビューティーパレット」についても紹介するので参考にしてください。
エステサロンに同意書が必要な理由
エステサロンに同意書が必要な主な理由は以下の3つです。
- トラブルやクレームからサロンを守る
- お客様の不安を解消して信頼関係を築く
- スタッフが安心して施術に集中できる
同意書は、お客様とスタッフの双方にとって安全性と信頼性を確保するための重要な役割を果たします。サービスの質にも影響をするので、ぜひ導入することをおすすめします。
トラブルやクレームからサロンを守る
エステの施術は、正しい方法を行っていても予期せぬトラブルが起きることがあります。
例えば、お客様の肌が普段より敏感になっている時期に脱毛施術を行うと、赤みが出ることがあります。またピーリングを行った肌は刺激に弱くなっているため、日光に当たるとかゆみや炎症、赤み、腫れなどが起きる可能性が高くなります。
通常とは異なる肌の変化について十分な説明を行っていないと、お客様は思わぬ反応に戸惑い、トラブルやクレームのもとになりかねません。
しかし、施術のリスクや注意事項が明記された同意書を交わしていれば、エステサロンが必要な説明を行い、お客様の同意のもとで施術を実施したことを証明できます。
このように同意書は、責任の所在を明確にし、サロンを不当なトラブルから守る重要な役割を果たします。
お客様の不安を解消して信頼関係を築く
エステの施術を初めて受けるお客様の中には「痛みはあるのか」「肌に合わないかもしれない」「効果はどの程度か」などの不安を抱えている場合があります。
不安を抱えたままではリラックスした状態で施術を受けられず、十分な効果が期待できません。
しかし、同意書に施術の手順や期待される効果、起こりうる体調の変化まで、具体的な情報を明記しておけば、お客様は安心して施術を受けられます。
例えば、痩身エステでは「施術後に一時的に体がだるくなることがある」といった内容を同意書に明記しておき事前に説明を行います。施術後、実際に症状が現れた場合でもお客様は落ち着いて対応できるでしょう。
このように同意書を通じた丁寧な説明は、お客様の不安を和らげるだけでなく、エステサロンへの信頼感を高める第一歩になります。
期待と不安が入り混じる初めての施術だからこそ、同意書を活用した細やかなケアが必要です。
スタッフが安心して施術に集中できる
エステサロンの同意書は、スタッフの心理的な負担を軽減し、施術に集中できる環境づくりにも重要な役割を果たします。
同意書がない場合、スタッフは施術中に「もし肌トラブルが起きたら」「お客様に誤解が生じたら」といったことを常に気にかけなければいけません。不安がつきまとった状態では、施術に集中できないためサービスの品質低下につながる可能性もあります。
しかし、同意書で施術内容やリスクについて事前にお客様の理解と同意を得ておけば、スタッフの不安も軽減され、前向きな気持ちで施術ができます。
このように同意書は、お客様の安全を守るだけでなく、スタッフが安心して技術を提供できる環境を整える大切な土台となります。施術の質を高め、エステサロンの価値を向上させるためにも同意書は必須の書類といえます。
エステサロンの同意書に記載すべき4つの免責事項
エステサロンの同意書に記載すべき事項は、大きく分けて以下の4つの項目です。
- 体質・アレルギーに関する免責事項
- 持病・ケガ・通院歴に関する免責事項
- 施術当日の体調に関する免責事項
- 未成年者への対応と契約に関する確認事項
それぞれについて解説します。
体質・アレルギーに関する免責事項
同意書に記載すべき事項の1つ目は、お客様の体質やアレルギーに関する免責事項です。
エステサロンでは化粧品や美容機器を使用するため、お客様の体質やアレルギーによっては肌トラブルを引き起こす可能性があります。
リスクを減らすには、事前に正確な情報を把握し、適切な施術方法を選択することが重要です。以下の内容を具体的に記載しましょう。
アレルギーの有無
化粧品や食べ物、薬などによるアレルギーを記入します。特に、化粧品に含まれるアルコールや香料、植物成分がアレルギー反応の原因となる場合があるため確認が必要です。
また、アレルギー反応によるかゆみや湿疹、蕁麻疹などの症状を防ぐため、該当する成分が含まれている場合には施術を控える旨を記載しておきましょう。
アトピー性皮膚炎や敏感肌の有無
アトピー性皮膚炎や敏感肌の場合、施術に使用する化粧品や施術機器でトラブルが発生する可能性があります。こうした体質を持つお客様に対しては、事前に肌の状態を確認し、施術を行えない場合がある旨を明記しておくことが大切です。
過去の肌トラブル歴
これまでにエステ施術や化粧品の使用で、赤み、かぶれ、かゆみなどのトラブルを経験したことがあるかを確認します。経験があれば、情報をもとに刺激の少ない化粧品に変更したり、施術の強さを調整したりすることで、安全な施術が可能です。
また、施術で使用する化粧品だけでなく、施術後に提供するお茶やアロマの香りなども肌トラブルの原因となる可能性があるため確認しておきましょう。
持病・ケガ・通院歴に関する免責事項
同意書に記載すべき内容の2つ目は、持病やケガ、通院歴に関する免責事項です。
以下の内容を具体的に記載しましょう。
現在通院中の病気やケガ
現在通院中の病気やケガの有無は、施術の可否を判断する重要な情報です。
例えば、骨折や捻挫の治療中は患部を刺激してしまう可能性があり、皮膚疾患の治療中であれば肌の状態が不安定なため、施術により症状が悪化するリスクがあります。
また、内科的な持病がある場合も要注意です。高血圧の方に強めの施術を行うことで血圧が上昇し体調が悪くなる場合があります。
病気やケガの状態によっては、施術を控えることや、主治医の許可を得るといった判断も必要です。体調や治療状況を確認して、お客様の安全を第一に考えましょう。
服用中の薬
服用中の薬の影響により、施術後に副作用が現れる可能性があります。継続的に服用している薬だけでなく、頭痛薬など当日服用した薬がないか確認が必要です。
薬の種類によっては、施術ができない場合や主治医の許可が必要な場合があります。正確に申告してもらうように明記しましょう。
施術当日の体調に関する免責事項
3つ目は、施術当日の体調に関する免責事項です。
体調不良や飲酒、予防接種などの要因が施術後の体に影響を及ぼす可能性があるため、事前の確認と申告を徹底する必要があります。
以下の内容を具体的に記載しましょう。
発熱や体調不良の有無
当日に発熱や倦怠感、咳などの体調不良がある場合、施術により免疫力が低下し症状が悪化する場合があります。体調が万全ではない場合は施術を控えていただく旨を記載しましょう。
飲酒の有無
飲酒前後は施術を断る旨を記載しましょう。アルコールの血管拡張作用により、赤みやかゆみ、湿疹、具合が悪くなるといった症状がでる可能性があります。
また、アルコールにより感覚が鈍くなり、施術中は問題ないように思えても後から強い痛みや異変を感じる可能性もあるため注意が必要です。
妊娠中や妊娠の可能性
妊娠中のお客様に対しては、施術内容や使用する機器によって胎児への影響が懸念されます。
特に、化粧品に含まれる成分や、機器の使用による刺激が問題となる可能性があります。妊娠中の施術が制限される場合や、産婦人科医の許可が必要な場合がある旨を記載しましょう。
感染症の有無
インフルエンザや水虫などの感染症を患っている場合、他のお客様やスタッフに感染を広げるリスクがあります。このような状況では施術をお断りする旨を明記しましょう。
予防接種やワクチンの履歴
予防接種やワクチンを1カ月以内に受けた場合、施術が副反応を引き起こす可能性があります。施術前にこれらの履歴を確認し、必要に応じて施術を延期する旨を伝えましょう。
上記の免責事項はお客様の安全を守るために非常に重要ですので、お客様に正確に申告してもらい、適切な判断をしましょう。
未成年者への対応と契約に関する確認事項
4つ目は、未成年者への対応と契約に関する確認事項です。
親権者の同意を得ずに契約を結んだ場合、親による契約取り消しや代金の未回収といったリスクが発生する可能性があります。そのため、同意書には未成年者への対応と契約に関する事項の明記が必要です。
親権者の同意
未成年者が施術を受けるには、親権者の同意が必須である旨を記載します。同意なしで契約を結んだ場合、法律上契約を取り消される可能性があるため、親権者の同意書の提出を求めましょう。
身分証明書の確認
年齢確認のため、未成年者には身分証明書の提示をお願いする必要があります。未成年者であることの見落としを防ぐことで、正確な契約手続きが行えます。
未成年のお客様にも安心して施術を受けていただける環境を提供しましょう。
同意書の運用で押さえるべき3つのポイント
エステサロンの同意書は、作成するだけでは不十分です。
お客様に内容をしっかり理解してもらい、適切に運用することで初めて役割を果たします。
ここでは、お客様の安心感を高め、エステサロンの信頼性を築くために、同意書の運用で押さえるべき3つのポイントをご紹介します。
内容確認はお客様のペースに合わせて進める
同意書の内容確認は、お客様のペースに合わせて丁寧に進めましょう。焦らず説明することで、お客様は記載内容に対する理解を深められるため、安心して施術を受けられます。
同意書や契約書は、お客様が内容をしっかり理解し、納得した上でサインをすることが前提です。
説明を急ぎすぎると、お客様が重要なポイントを見落としたり、十分に理解しないまま同意したりするリスクがあります。その結果「説明を受けていない」「内容を知らなかった」といったクレームにつながりかねません。
クレームを防ぐには、書面を一緒に確認しながら、各項目について具体的な説明を加え、お客様が納得できるまで質問を受け付けるとよいでしょう。
また、説明を一気に進めてしまうと、お客様が質問しづらくなり、疑問や不安を抱えたまま契約に至る可能性もあります。特に初めて施術を受ける方に対しては、安心感を与えるためにも、説明の要所要所で「何かご不明点はございませんか」といった確認をしながら進める姿勢が求められます。
同意書の内容確認は、お客様が安心して施術を受けられるように、お客様の理解度やペースに合わせて進めましょう。
記入漏れ・不備をなくし安全性を高める
同意書は記入漏れや不備を防ぎ、安全性を高めることが大切です。
記入漏れや不備がある同意書は、契約として成立しない可能性があり、万が一のトラブル時にサロン側が不利な立場に立たされるリスクがあります。特に、署名欄や日付は記入漏れが発生しやすい部分です。
また、サロン側の不備によりお客様に同意書の書き直しをお願いしたり、再来店を求めたりする事態になれば信頼を失いかねません。
記入漏れや不備をなくすために、同意書の説明時に記入していただいた後、空欄がないかをスタッフがその場で確認しましょう。また、スタッフが複数在籍する場合にはダブルチェックを行うのも効果的です。
保管方法と管理を徹底して紛失や盗難を防ぐ
エステサロンの同意書は、適切な保管方法と管理を徹底し、紛失や盗難を防ぐことが大切です。
同意書には、お客様の個人情報や施術内容など重要な情報が記載されています。同意書の紛失や情報漏えいが起きれば、個人情報保護の観点から重大な問題となります。
そのため、同意書は、鍵付きのキャビネットや専用の保管庫などで管理して安全性を高めることを心がけましょう。
また、書類をデジタル化し、パスワードで保護されたクラウドストレージや専用の顧客管理システムに保存することで、物理的な紛失リスクを軽減できます。
なお、クレームやトラブルが発生した際に迅速に内容を確認する必要があるため、整理整頓を徹底し、必要な時にすぐ取り出せる状態にしておきましょう。
同意書と一緒に準備すべき「概要書面」
エステサロンの施術では、同意書のほかに「概要書面」を準備する必要があります。
概要書面は、契約の締結前にお客様へ交付し、契約するサービスの内容や条件を事前に説明する役割を持つ重要な書類です。
1か月以上の施術期間で金額が5万円を超える契約の場合、特定商取引法によって概要書面の交付が義務付けられています。この法律は消費者を保護し、事業者の違法または悪質な勧誘行為を防ぐことを目的としています。
概要書面には、サービスの概要や料金、支払い方法、提供期間、クーリングオフや中途解約に関する事項などが明記されており、契約内容を明確にすることでお客様に安心感を提供します。
ここからは概要書面について詳しく見ていきましょう。
概要書面に記載すべき情報
概要書面には、以下の事項を記載することが定められています。お客様に対して提供する役務内容や契約条件を明確にし、適切な取引を行うために必要な情報のため、抜け漏れなく記載しましょう。
- 事業者の氏名（名称）、住所、電話番号、法人にあっては代表者の氏名
お客様が事業者の身元を確認できるよう、事業者の正式な情報を記載します。 - 役務の内容
提供する施術やサービスの具体的な内容を明記します。 - 購入が必要な商品がある場合にはその商品名、種類、数量
化粧品やホームケア商品など、契約に含まれる商品や購入が必要な商品がある場合、その詳細を記載します。 - 役務の対価（権利の販売価格）その他の支払わなければならない金銭の概算額
施術やサービスの料金、および必要なその他の費用（入会金や追加オプション費用など）を記載します。 - 上記の金銭の支払時期、方法
支払いのタイミング（契約時、施術後など）や支払い方法（現金、カード、分割払いなど）を具体的に示します。 - 役務の提供期間
月額プランや年間契約など、契約したサービスが提供される期間を明記します。 - クーリング・オフに関する事項
クーリング・オフが可能な条件や手続きについて記載します。 - 中途解約に関する事項
契約を途中で解約する場合の条件や手続き、返金の有無について明記します。 - 割賦販売法に基づく抗弁権の接続に関する事項
分割払い契約が含まれる場合、お客様が割賦販売法に基づいて契約を取り消す権利について記載します。 - 前受金の保全に関する事項
契約前に支払われた金額（前受金）に関する保全措置の内容を明記します。 - 特約があるときには、その内容
返金不可の施術、特別割引条件など、契約に特別な条件が付随している場合、その詳細を明確に記載します。
参考：特定商取引法ガイド
クーリングオフと中途解約に関する説明は慎重に行う
クーリングオフと中途解約は特定商取引法に基づいて消費者に認められた権利であり、原則サロン側は拒否できません。概要書面にはこれらの内容を正確に記載し、お客様に丁寧に説明する必要があります。
クーリングオフとは、契約を結んで書面を受け取った日から8日以内であれば、無条件で契約を解除できる制度です。概要書面には、赤枠・赤字でクーリングオフの内容を明記することが義務付けられています。
また、中途解約は、クーリングオフの期間が過ぎた後でも、お客様が契約を解除する権利を持つ制度です。この場合、すでに提供した施術分の料金と、違約金（2万円または契約残額の10％のいずれか低い額）を差し引いた金額を返金する必要があります。
参考：特定商取引法ガイド
クレジットカードやローンで支払われている場合には、クレジット会社やローン会社の契約内容に基づき、適切にキャンセル処理を進める必要があります。
クーリングオフと中途解約に関しては、トラブルにつながりやすい項目です。お客様が安心して契約を進められるよう、説明は慎重に行い、法律を遵守した対応を徹底しましょう。
紙の同意書の課題を解決する「ビューティーパレット」
このように、同意書はエステサロンにおいて重要な役割を持つ書類ですが、紙での作成・管理には多くの課題があります。
「保管場所の確保が難しい」「記入漏れが心配」「紛失のリスクがある」など、運営する中でさまざまな不安を感じている方も多いのではないでしょうか。
そこでおすすめしたいのが、「ビューティーパレット」です。
ビューティーパレットは、サロン業務に特化した電子カルテシステムです。
手書きに近い感覚で記入できるため、お客様の肌質や好みなど、微妙なニュアンスも簡単に記録することが可能です。
さらに、同意書のテンプレート機能により、必要事項の記入漏れを防ぎ、デジタルデータとして安全に保管できるため、紙の同意書で抱えていた様々な課題の解決に役立ちます。
同意書の作成・署名はタブレットで完結
ビューティーパレットは、同意書の作成から署名までをタブレット上で完結できます。
紙媒体の場合、同意書の記入漏れや誤記入が発生しやすく、確認や修正に手間がかかることがあります。ビューティーパレットは、タブレットの画面上の指示に従って入力するため、記入漏れが起こりにくく、内容確認も簡単に行えます。
また、電子化された同意書は、その場で保存されるため、手作業でのファイリングや保管が不要です。スタッフの業務負担が軽減されるだけでなく、お客様もスムーズに手続きを完了できます。
同意書をデータで管理して紛失のリスクを減らせる
紙の同意書は、年数が経つにつれて劣化や破損のリスクが高まります。火災や水害といった災害時には、大切な顧客情報が一瞬で失われてしまうおそれもあります。
しかし、ビューティーパレットなら、同意書をデジタルデータで保存するため、物理的な紛失や破損のリスクを最小限に抑えることが可能です。
また、デジタルデータはスペースを取らず、検索機能を使えば必要な情報にすぐにアクセスできます。万が一の際に備えてバックアップを自動的に行うため、貴重な顧客情報が消失するリスクを防げます。
同意書や顧客情報は、エステサロンの運営期間が長くなるほど量が増えるので、管理が煩雑になります。ビューティーパレットを導入することで、膨大な紙書類の保管から解放され、よりスマートな顧客管理が実現できるでしょう。
「サロエボ」との連携で顧客情報に紐づけられる
ビューティーパレットは、予約管理、売上管理、顧客情報管理を一元化するPOSシステム「サロエボ」との連携で、さらに便利な機能が使えます。
例えば、お客様の顧客情報と同意書を紐づけて保存することで、来店時に個人情報や施術履歴だけでなく、過去の施術での反応や肌状態なども簡単に確認できます。
また、蓄積されたデータを活用することで、お客様一人ひとりに合わせた提案も可能です。
前回の施術から一定期間が経過したお客様への来店促進メッセージや、誕生月に合わせた特別クーポンの配信など、きめ細かなアプローチを行うことで、リピート率の向上につながります。
ビューティーパレットとサロエボの連携は、スタッフの業務効率を上げるだけでなく、売上向上にも有効です。
まとめ
エステサロンにおける同意書は、お客様とスタッフの安全を守り、トラブルを未然に防ぐために欠かせない重要な書類です。
適切な記載内容や運用体制を整えることで、サロンの信頼性を高め、安心して施術を提供できる環境を作ることができます。
また、同意書は電子化を取り入れることで、管理の効率化や紛失リスクの軽減につながります。効率的な同意書管理には、電子カルテシステム「ビューティーパレット」の活用がおすすめです。
タブレット上での同意書作成やクラウド管理により、業務負担を軽減し、スムーズな運営が実現できます。紙ベースの同意書を運用しているエステサロンや新規オープンを控えているエステサロンは、ぜひビューティーパレットの導入をご検討ください。
