美容室経営において、顧客管理は大きな課題です。
顧客情報はお客様のヘアスタイルの要望や気を付けたいポイントを確認し、スタッフ間で共有するための重要な情報源となります。
顧客情報の管理方法としては、紙カルテやエクセルがありますが、カルテの作成や顧客情報の照会に多くの時間を費やしていませんか。
「顧客管理は紙カルテで行っているが収納に困っている」
「顧客情報の保存・管理方法に不安がある」
「スタッフ間で顧客情報を連携できていない」
美容室を運営する上で、上記のようなお悩みも多いでしょう。
今回は美容室における顧客管理の悩みに焦点をあて、システム導入が日々の業務にどのような影響を与えるかを検証していきます。
これから美容室を開業しようとしている方や、顧客管理を見直したいとお考えの方にとって、ご参考になれば幸いです。
美容室の顧客管理に関するよくある悩み
美容室において、顧客管理は非常に重要です。
来店する顧客のニーズを分析し、リピート率を向上するために顧客データを活用することが不可欠です。
しかし、多くの美容室経営者はこの重要性を認識しているものの、実際に顧客データをサービスに有効活用することの難しさを感じている方も多いでしょう。
美容室の顧客管理に関する一般的な悩みは以下の通りです。
紙カルテの収納に困っている
紙カルテは多くの美容室で導入されているオーソドックスな顧客管理方法です。
お客様に個人情報を手書きで書き込んでもらい、書き終えるとそのままファイリングして保管できるという手軽さがあります。
しかし、紙カルテによる悩みは、収納場所を必要とすることです。
長年美容室を経営していると顧客情報も増え、それに伴い紙カルテの数も増えていきます。
紙カルテの枚数が増えるにつれて、再来客のデータを探し出すのも困難になっていくという悩みも発生します。
写真に情報を直接書き込みたい
顧客情報を電子媒体で保管している美容室は珍しくありません。
電子カルテにはメモを残せる機能が搭載されているソフトも多いです。
しかし、文字だけのメモでは顧客情報を見返した際に具体的なイメージが湧かないことがあります。
最新の美容室向け顧客管理システムなら、顧客の写真データに直接メモを残すことが可能です。
顧客が再来した際には、細やかな要望や気を付けたいポイントなどを写真とともに確認しやすく、非常に便利です。
施術前後の写真をお客様ごとに記録したい
顧客のビフォーアフターは、ぜひ残しておきたい重要な記録の一つでしょう。
例えば、パーマやカラーなどの薬剤を使用する施術の変化は、同じ薬液を使用していても髪質によって個人差があります。
施術前後の写真を残すことで、ヘアスタイルの変化や薬剤の影響などを比較しやすくなります。
スタッフに顧客情報が伝わっていない
美容室では顧客の情報を共有して施術を行います。
再来顧客の場合は、施術中の希望や注意点を既にカルテに記載していることでしょう。
スタッフ間で情報が共有されていないと、顧客は何度も同じ情報を伝えなければなりません。
このようなケースが続くと、顧客が「この美容室ではあまり連携が取れていないのでは」と不信感を持ちやすくなります。
リピート率にも繋がりますので、スタッフ間の顧客情報の共有はスムーズに行いたいところです。
顧客情報の管理や予約受付業務が大変
現在、多くの美容室では予約制度を採用しています。
予約受付業務はスタッフの予約状況を確認し、施術内容によっては同じ時間帯に施術を行うこともあります。
従来の電話による予約方法は手軽で便利ですが、毎回の着信ごとに施術を中断し予約受付の作業を行う必要があります。
電話応対に追われると、時間通りに施術を終えることが難しくなります。
予約対応が忙しいと日々の業務に差し支えますので、予約受付業務においてスタッフの負担を軽減する工夫が求められます。
電子カルテによる顧客管理のメリット
紙カルテは初期導入や記入が手軽ですが、情報の共有や保管に手間がかかります。
現在では電子カルテを導入している美容室が増加しており、その需要は高まりつつあります。
ここでは美容室が電子カルテを導入する際に得られるメリットをご紹介していきます。
データ管理でお客様情報の検索が容易
紙カルテでは、担当する顧客が増えるごとにカルテの枚数も増加します。
顧客情報が増えるにしたがって、参照したい情報を見つけるまでに時間がかかってしまいます。
一方、電子カルテでは、顧客の情報を電子データで効率的に保管できます。
検索機能が搭載されているため、顧客情報が増えても簡単にお客様のカルテをすばやく見つけられるようになります。
タブレットやスマホで場所を問わず閲覧可能
電子カルテはタブレットやスマホを使用しての閲覧も可能です。
タブレットやスマホなどの携帯デバイスを利用すれば、お客様とカウンセリングをしながらカルテを記入できます。
また、タブレットはタッチペンを使った操作も可能です。
紙カルテのように直接画面に書き込みができる点も、電子カルテのメリットの1つです。
電子情報なので保管スペースの確保は不要
紙カルテを使った顧客管理は保管スペースが必要です。
長年美容室を経営していると、どんどん顧客情報が増えてしまい、限られたスペースを圧迫してしまうデメリットがありました。
電子カルテは電子情報で保存するため、タブレットやスマホの容量を確保できれば、顧客情報をどんどん追加していけます。
紙カルテを保管していた収納を省略できるようになるため、すっきりと洗練されたインテリアを実現できます。
スタッフごとにスムーズに情報共有
電子カルテを導入すると、スタッフ間での情報共有がスムーズになります。
デバイスを増やせば、複数箇所で電子カルテを閲覧することも可能です。
急なスケジュール変更でスタッフが代わる際も、電子カルテがあれば詳細な施術内容を引き継ぎながら効率的に施術できます。
他のシステムとの連携により業務効率アップ
電子カルテを導入すると、カルテの機能以外にも便利なサービスと連携でき、業務の効率化を実現できます。
具体的には、オンライン予約システムやPOSシステムなどがあります。
また、美容室がInstagramで宣伝しているケースも多く、電子カルテ機能と連携してSNSから予約できるサービスも人気です。
関連記事：美容室・ビューティーサロン向けiPad対応電子カルテおすすめをご紹介
美容室向け顧客管理システムの選び方
それでは、美容室向けの顧客管理システムは、何を基準に選べば良いのでしょうか。
電子カルテが便利だからといって、全ての機能を実装する必要はありません。
顧客管理システムを選ぶ際には、美容室の規模やコストを意識することで、最適なシステムを取捨選択することが重要です。
コスト面で選ぶ
顧客管理システムを選ぶ場合、コスト面からの選定は重要です。
高機能な顧客管理システムは便利ですが、その高機能性が増すほどランニングコストも高くなる傾向があります。
カルテを使いたいけれども、月額のコストを抑える方法を以下でご紹介します。
費用を抑えたい場合はスプレッドシート・エクセルで管理
顧客管理に掛かる費用をなるべく抑えたい場合は、表計算ソフトを利用しましょう。
表計算ソフトで代表的なものには「エクセル（Excel）」や「スプレッドシート」などがあります。
エクセル（Excel）
エクセルはMicrosoft Officeが提供する表計算ソフトです。
エクセルは買い切り版のソフトを購入するか、Office 365というサブスクリプションのソフトから選びましょう。
タブレットやパソコンなどの端末を頻繁に買い替えたり、複数台でエクセルを共有する場合は、サブスクリプションであるOffice 365の方が良いかもしれません。
エクセルで作成したファイルは手違いで消失してしまうこともあるため、定期的にバックアップをとっておきましょう。
スプレッドシード
無料の表計算ソフトを使用したい場合はスプレッドシートがおすすめです。
スプレッドシートはGoogleが提供する無料で使用可能な表計算ソフトで、Googleアカウントを取得し、シートを共有するだけで複数名で使用できます。
URLを共有するだけであらゆる端末から閲覧・編集可能なので、導入に掛かる費用や負担はほとんどありません。
気軽に使用できるメリットがありますが、同時にリスクも存在します。
1つめは、エクセルと同じように、ファイル自体が破損したり、消えてしまうことがあります。
解決策として定期的にコピーを取得し、バックアップを取っておくことが求められます。
2つめは、情報漏洩の危険です。
スプレッドシートはエクセルとは違い、URLを知っている人が閲覧できる仕様になっています。
共有のしやすさがスプレッドシートの魅力ですが、共有を行う際にはどこまでの人に権限を付与するのかや、退職したスタッフが閲覧できないようにするかなどを考えながら使用しなければなりません。
他システムを含めたトータルコストで検討する
エクセルやスプレッドシートのような表計算ソフトは、導入に掛かる費用が小さく、コストを抑えたい方にとっては便利なシステムです。
しかし、手入力で顧客情報を追加していくのは時間が掛かってしまいますし、他のシステムと連携させるのは難しいです。
顧客管理のシステムを選ぶ際には、美容室の規模やスタッフの人数などを考慮した上で、他のシステムを含めたトータルコストで選ぶと最適なシステムを導入できるでしょう。
顧客管理システムに予約機能や会計機能を組み合わせると月々に発生するランニングコストを抑えられることもあります。
機能面で選ぶ
顧客管理は、高機能であればあるほど良いというわけではありません。
美容室を経営していると、顧客の個人情報や施術メニューの履歴、会話内容、売上情報など、さまざまなデータが蓄積されていきます。
顧客管理システムを構築する際は、これらのデータをどう活用したいかがポイントとなります。
たとえば、リピート率を増やしたい場合には、誕生月に使用できるクーポンを配布したり、お得なキャンペーンを行って集客を行います。
この施策を実行するには、顧客の連絡先や生年月日などの情報が必要となるため、初回カウンセリング時にお客様シートを作成できるシステムが必要です。
また、複数の店舗を展開している美容室の場合は、店舗間での年間売上の比較やスタッフごとの施術単価などを比較するための分析ツールがあると便利です。
顧客管理に必要なシステムは、美容室ごとに異なります。
店舗の数やスタッフの規模など、美容室の運営状況に応じて必要な機能を精査し、自分のサロンに必要なものを選択していきましょう。
他のシステムと連携できるか
電子カルテと連携できる
電子カルテに付随している「手書き・フリーハンド」は、美容室の顧客管理機能で人気のある機能の1つです。
フリーハンド機能は、これまでの紙カルテのように直接手書きで入力できるため、ヘアスタイルのポイントなどを視覚的に情報として残せます。
毛の流れのポイントやヘアスタイルのイメージなど、文字では伝えにくい内容も伝えやすいため、人気の機能です。
予約管理システムと連携できる
多くの美容室では予約制度を導入しているところも多いと思います。
顧客管理システムの中には、予約受付業務と連携できるサービスがあります。
顧客情報が予約管理システムと連携できると、来店間隔や施術履歴の確認を素早く行えます。
スタッフが入力する手間も省けるので、施術に集中できる点が便利です。
会計（POS）システムと連携できる
顧客管理システムの中には、会計（POS）システムと連携できるものがあります。
会計システムと連携させることによって、店舗全体の売上や利益率などを確認することも可能です。
売上から年間の売上予想をしたり、マーケティング戦略を行ったりする上で役立ちます。
サポート体制で選ぶ
電子カルテは予約管理システムや会計（POS）システムと連携できますが、電子システムにはトラブルが付き物です。
万が一のトラブルに備えるためにも、サポート体制の有無で顧客管理システムを選ぶことも重要です。
導入時のサポートはあるか？
電子カルテや予約システム、会計（POS）システムなどを導入する際には、導入時のサポートがあるサービスを選ぶとよいでしょう。
端末の操作が難しかったり、ネットワーク障害が起きてしまったりなど、急なトラブルが発生した際にも安心です。
導入後のサポートが充実しているか
顧客管理システムを導入する場合は、導入後のサポートも確認しておきましょう。
メールからの問い合わせや、電話口での対応を行っていると、万が一の際にも迅速な対応をしてもらえます。
顧客管理システムを選ぶ時の注意点
電子カルテなどの顧客管理システムを導入していくにあたって、選ぶ際の注意点を見ていきましょう。
業務効率化につながるか
電子カルテなど、顧客管理を便利にするツールの導入を検討されている場合は、現在の美容室の体制を確認する必要があります。
顧客管理システムの見直しは、全体の業務の効率化にもつながります。
どの程度効率化したいかを、日々の業務とのバランスを見ながら、必要な機能を導入していきましょう。
たくさんのツールやシステムを導入したからといって、サロン全体が効率化されるとは限りません。
例えば、電子カルテシステムはA社、予約受付サイトはB社、POSシステムはC社というように、バラバラにシステムを導入している場合は、上記のシステムが上手く連携できず、効率的な業務の短縮化を期待できない可能性があります。
顧客管理に関連するシステムを導入する際は、予約受付からカウンセリング、そしてお会計まで連動可能なシステムにすることが重要です。
これにより、システム導入の恩恵を効果的に受けられるでしょう。
自社の運営体制に合っているか
美容室の顧客管理を考える上で、自社の運営体制に合ったシステムを導入しなければ、思うような効果が得られないことがあります。
例えば、長年1つの店舗を経営している美容室の場合は、オンラインによる予約受付システムを導入しても、常連のお客様が使いこなせない場合があります。
このような場合には、従来の来店・予約受付のスタイルを守りながら、長年蓄積された紙ベースの顧客カルテと会計（POS）システムだけを導入することもできます。
また、複数の美容室を開業しようと考えているオーナー様の場合は、開業するタイミングで電子カルテとオンライン予約受付システム、会計（POS）システムを同時に導入しておくことで店舗間やスタッフ同士の連携がスムーズになります。
美容室の顧客管理を便利にするならビューティーパレットがおすすめ
顧客管理業務にお悩みならば、電子カルテシステム「ビューティーパレット」がおすすめです。
ビューティーパレットは、多忙な美容室の現場でも使いやすい設計の電子カルテシステムで、以下に挙げる5つの魅力的な特徴を持ったサービスです。
手書きやフリーハンドに対応
紙カルテからの移行が不安…ビューティーパレットはそんな不安も解消いたします。
ビューティーパレットの電子カルテは、手書きやフリーハンドに対応しており、そのフレキシブルな操作感が魅力です。
フリーハンド機能で作成されたカルテは、文字だけでは伝えきれないお客様のヘアスタイルの要望や仕上がりのポイントを視覚的に伝えることができます。
ビューティーパレットの電子カルテは、PC操作に自信のない方でも紙カルテのような使い心地で使用できるサービスです。
スタッフ間で迅速・正確な情報共有を実現
ビューティーパレットでは主にタブレット上で顧客管理を行うため、スタッフ間での共有を迅速に行えます。
電子カルテに記載した情報はデータベース上に登録され、検索機能ですぐに閲覧可能です。
閲覧可能なデバイスが複数あれば、スタッフ間で同時に閲覧も可能です。
担当外のお客様の情報も得やすくなり、この方はどういったヘアスタイルを希望されているのかといった情報をリアルタイムで取得できます。
これによって、店舗全体の接客がスムーズになり、お客様により質の高いサービスの提供が可能となります。
他システムとの連携により業務効率アップ
ビューティーパレットは、使いやすさと柔軟性が魅力の電子カルテシステムです。
さらに、他のシステムとの連携が可能で、拡張性が高いサービスでもあります。
現在、多くの美容室で予約制度が導入されています。
電話で予約する美容室では、施術中のスタッフの手が止まり、施術に集中できません。
複数の予約受付サイトを利用している場合は、ダブルブッキングの可能性もあります。
予約管理システム「KANZASHI」は、大変な予約受付業務を一元管理し、お客様からの予約を集約化できます。
複数の予約サイトからの予約もまとめて管理できるため、ダブルブッキングの心配もありません。
導入時・導入後は徹底したサポート体制を構築
電子カルテの導入に不安なオーナー様も、ビューティーパレットならサポートシステムが充実しています。
導入時に必要な面倒な端末や機器の設定、工事といった必要な作業も全てスタッフが設定いたします。
導入後は、365日メールと電話でお問い合わせいただけます。
メールや電話からのサポートで解決しない場合は、訪問対応も承っております。
スムーズなカウンセリング
顧客管理システムを導入したいオーナー様のために、ビューティーパレットではカウンセリングを大切にしております。
現在の美容室の運営状況を丁寧にカウンセリングし、ご要望に沿ったプランをご提供いたします。
ビューティーパレットは電子カルテシステムですが、その他にも一元管理が可能な予約受付システム「KANZASHI」や、販促アプリと連動することでクーポンなどの情報を配信可能な会計（POS）システム「サロエボ」もございます。
オーナー様のニーズに沿ったプランをご提案いたしますので、まずは無料相談からでも構いません。お気軽にお問い合わせください。
今ならキャンペーンで顧客管理に掛かるコストがダウンできるかも？
詳しくはビューティーパレットまでお気軽にお問い合わせください！
まとめ
今回は美容室の中でも特に手間がかかる顧客管理と業務効率化に焦点を当て、ご紹介しました。
従来の紙カルテによる顧客管理には限界を感じる方もいらっしゃるでしょう。
電子カルテを導入することで、これまでの顧客管理業務を便利にするだけでなく、予約や会計など他のシステムとの連携が可能です。
ビューティーパレットでは、従来の紙カルテの良さを活かしたフリーハンド機能を搭載し、使い勝手の良い電子カルテサービスを提供しています。
その他にも一元管理が可能な予約受付システム「KANZASHI」や、マーケティング戦略にも活かせる会計（POS）システム「サロエボ」などのサービスとも連携が可能です。
導入前・導入後のサポートサービスも充実しており、経験豊富なスタッフが導入に関わる業務をサポートいたします。
顧客管理業務にお悩みの方は、電子カルテシステム「ビューティーパレット」にご相談ください。
美容室の運営状況やコストに関する悩みをヒアリングし、オーナー様のニーズに合った最適なプランをご提案いたします。
