エステサロンにおける業務では、お客様のご希望や来店記録などの情報を残すことが重要で、カウンセリングや施術内容はカルテに記録されます。
しかし、従来の紙カルテでは管理や保存が煩雑なこともあり、カルテの管理・運用に頭を悩ませているオーナー様も多いのではないでしょうか。
この記事では、エステサロンにおける電子カルテのメリットや、効果的な使用方法などをご紹介します。
これから電子カルテを導入しようと考えているオーナー様にも有益な情報となっておりますので、ご参考ください。
エステサロンは丁寧なカウンセリングが大切
エステサロンでは、施術を開始する前に、お客様のお悩みや体質を正確に理解することが大切です。お客様に満足度の高い施術を提供できるように細やかなカウンセリングを行うことが必須となります。
お客様の目的を共有してもらう
カウンセリングの目的の1つは、お客様の要望を共有してもらうことです。
エステサロンには、美容目的以外にも痩身をご希望になる方や、疲れを癒すためにリラックスを求める方がいらっしゃいます。
美容や痩身、リラクゼーションといった複数のメニューを提供するエステサロンの場合、お客様がどのような目的で来店されたのかをカウンセリングで細かく確認することで、お客様のニーズに合った最適な提案をすることができます。
カウンセリングの内容
エステサロンのカウンセリングでは、どのような項目を確認していくのでしょうか。
エステサロンではお客様の体に直接触れる仕事でもありますので、カウンセリングを通してお客様の健康を守っていく必要があります。
また、スタッフが安全に業務を遂行するためにも、以下でご紹介する内容を確認していることが多くなります。
体の悩みや心配なことを聞く
はじめに、お客様が安心して施術を受けられるようにするためにも、体の悩みや心配事をカウンセリングで確認します。
来店されたお客様は、下記のような悩みを抱えていることも多いです。
- 何回くらいで効果を実感できるのか
- 施術中に痛みはあるのか
- 施術後はどのような状態になるのか
これらの不安を解消し、前向きな気持ちでメニューを施術してもらうことで、より満足度の高いサービスになります。
体の状態
同じお客様でも、その日によって体の状態は日々変化します。
仕事環境によって疲れが溜まっている場合もあれば、気温の変化や季節性の体調不良などを抱えていらっしゃる場合もあります。
そのため、来店された際にはその日の体調がどういった状態なのか、都度確認すると良いでしょう。
アレルギーの有無
エステサロンでは、お客様のアレルギーの有無を確認することも重要です。
使用するアロマオイルやジェルによっては、含まれている成分がアレルゲンとなってしまうこともあります。
アレルギー反応は軽度なものから、重篤なものまで個人差が大きく、お客様自身もアレルギーの自覚がない場合があります。
お客様にカウンセリングの時点で申告していただくことがベストですが、施術中も肌のヒリヒリ感や痛みがないかを確認しながら施術することも重要です。
エステサロンのカルテに必要な項目
エステサロンの施術を行う上で、お客様の安全を守り、スタッフが適切な施術を行うためにもカウンセリングは重要な業務です。
お客様とのカウンセリングで得た情報は、カルテに記録・保存することで、お客様が再び来店された際に役立ちます。
エステサロンのカルテには、以下の項目が含まれます。
- お客様の基本情報
- カウンセリングで得た内容
- 施術内容
- 同意書
- 購入情報
これらの情報をカルテにまとめておくことで、施術の際だけでなく、再来店をアプローチすることにも役立ちます。
お客様の基本情報
カルテには、お客様の氏名や年齢、住所、電話番号、メールアドレスなどの個人情報を記載してもらいます。
これらの情報を頂戴することにより、DMやキャンペーン情報を送信したり、来店している顧客の属性を分析したりする際のデータとしても活用できます。
カウンセリングで得た内容
カウンセリングでは、お客様のご希望やお悩みを中心に、会話の中で得られた情報を記載します。
たくさんの情報を記入することも大事ですが、後から見返した際に、分かりやすい内容であることが重要です。
そのためには、図や写真など視覚効果を活かしたカルテを導入すると便利です。
施術内容
施術内容には、施術したメニューや気を付けたいポイントなどを記入していきます。
カルテに必要事項が記載されていると、前回と違う担当者がお客様を施術する場合でも、再度お客様にお話を伺わなくても良いため、業務の効率化や顧客満足度の上昇に繋がります。
同意書
運営されているエステサロンでは同意書を導入していますか？
同意書にはさまざまな免責事項が記載されています。
同意書に署名をもらうことは、お客様だけではなくお店とスタッフを守るためにも重要とされています。
また、個人情報の取扱いを慎重に行わなければ、大きな損害が発生する可能性があるため、お客様情報は厳重に管理する必要があります。
同意書の管理を効率化し、安全性を高めるために、多くのエステサロンでは電子カルテを使用しています。
電子カルテは、顧客情報だけではなく同意書も一緒に、保存・管理が可能です。
署名する際にも、タブレットでご署名いただきますので、同意書を別途保管する必要はなく、省スペースを実現します。
購入情報
エステサロンでは、サロンで使用している基礎化粧品やケア用品の販促を行っているところも多いでしょう。
カルテに商品の購入履歴を記載しておくと、お客様がどのくらいのペースで商品を購入されているかなどを管理しやすくなります。
購入情報がカルテに記載されていると、「前回購入された商品はいかがでしたか」「再度購入されますか」といった質問やご案内も、的確でスムーズなものとなります。
細やかなお声掛けをスタッフから行うことで、お客様の満足にも繋がり、またリピートしたいなと思ってもらえるようになります。
エステサロンで電子カルテを使うメリット
先述したようにエステサロンにおけるカルテは重要な役割を果たしています。
しかし、これまでの紙カルテだと作成や保管が大変なことも多いでしょう。
そんなときに便利なのが、電子カルテです。
電子カルテは、iPadなどのタブレットを用いてカルテを管理します。
顧客情報は、電子媒体を使用して管理するため、以下のようなメリットを得られます。
探したい情報がすぐに見つかる
電子カルテの機能の1つに、検索機能があります。
従来の紙カルテは、1枚1枚手作業で探す必要がありました。
電子カルテは検索機能が搭載されているため、大量の顧客データからすぐにお客様のカルテを見つけ出せます。
顧客を多く抱えているエステサロンの場合は、スタッフがカルテを探す負担を減らすことができるので、業務の作業効率アップが期待できます。
写真が簡単に保存できる
電子カルテはiPadなどのタブレットを使っているため、カルテの記入だけではなく、同時に写真撮影も可能です。
これまで撮影用のデジカメを使っていた人も多かったと思いますが、紙と一緒に管理するのは大変な作業です。
写真保存機能が搭載された電子カルテならば、タブレットで撮影した写真データを、そのままカルテ内に保存できます。
また、写真に直接メモを残せる「フリーハンド機能」が搭載されているものもあります。
フリーハンドで記載したメモは、視覚効果を活かしたカルテに仕上がるため、伝えたいポイントをより効果的に伝えられるようになります。
紙・印刷代・保管場所が必要ない
電子カルテは、顧客数が増えても物理的な保管スペースを圧迫していく心配もありません。
また、記入するための用紙も不要なため、紙カルテで必要だった印刷用紙やコピー代などの費用も、コストカットが可能です。
他システムとカルテの連動が可能
電子カルテの強みとして、他システムとの連携が可能なことも挙げられます。
具体的には、予約管理システムや会計（POS）システムといった、エステサロンでの重要度が高い機能と連携できます。
これまで来店予約や会計情報をカルテに写し直していたかもしれませんが、カルテの電子化でこれらの業務が省略され、効率化を実現できます。
情報漏洩が防げる
紙カルテでは、顧客情報を勝手に持ち出されることや紛失がリスクでしたが、電子カルテでは勝手に持ち出すことや第三者からの閲覧が防げます。
ただし、クラウドに顧客情報などを保存するので、インターネット上のセキュリティ対策が必要です。
情報を守るためにセキュリティ対策を適切に実施しているか、定期的に確認することが重要です。
電子カルテにデメリットはある？
このように電子カルテには多くのメリットがありますが、カルテを電子化することで予想外のリスクが発生する可能性も考えられます。
電子カルテのデメリットにも留意した上で、導入を検討していきましょう。
インターネット環境が必要
電子カルテを使用する際には、インターネット環境が必要です。
すでにエステサロンにインターネット環境が導入されている場合は問題ありませんが、店舗においてインターネットを契約していなかった場合は、初期導入費用や月額のランニングコストが発生するデメリットが考えられます。
リピート率向上を目指すためには？
エステサロンでは、新規顧客獲得はもちろん重要ですが、リピーターを増やすことも経営を安定化させるために不可欠です。
リピート率を向上させるためには、マーケティング戦略や売上データの分析など、さまざまな視点から経営戦略を考えていく必要があります。
例えば、カルテの使用方法を見直すことで、お客様のリピート率を向上させるヒントが見つかる可能性があります。
前回の施術内容を活用
エステサロンでリピート率を向上させるためには、前回の施術内容を活用すると効果的です。
リピートしていただいたお客様は、あなたのサロンのメニューや価格、接客態度などに好感を持っていることでしょう。
当日のメニューに加えて前回の施術内容をもう一度確認しましょう。
前回の内容を把握することで、お客様に同じことを繰り返し確認する必要がなくなり、サロンへの信頼度が向上しやすくなります。
指名制を採用していないエステサロンでは、毎回異なるスタッフが担当することもあります。
その場合は、電子カルテを活用することでスタッフ間の情報共有が容易になり、スムーズな連携が図れます。
優待サービスを行う
エステサロンのメニューにはマッサージや脱毛、フェイシャルなどが含まれるため、継続して通っていただくことで効果を実感してもらいやすい内容が多くあります。
初回来店だけでなく、再来店を促す工夫を行いましょう。
再度サロンに足を運んでいただくためには、特別感を演出することが重要です。
その1つの方法として優待サービスを提供し、お誕生日クーポンやリピーター限定の企画などを提供しましょう。
また、ポイントサービスがあると、お客様が複数回エステサロンへ通いたくなる動機付けにもなります。
電子カルテを活用することで、お客様の誕生月や前回の来店からの経過日数、ポイント管理などを容易に確認できます。
電子カルテはシステムの連携が可能
電子カルテは、カルテとしての機能だけでなく、予約システムやPOSシステム、販促ツールとも連携できます。本記事では電子カルテ「ビューティーパレット」と連携できるシステムについてご紹介します。
予約管理システム
予約管理システムは、複数の問い合わせをひとつにまとめて管理します。
予約方法は、電話やメール、予約サイトなどさまざまな媒体からのお問い合わせがあります。
予約が入った際には、以下の情報を記録することが一般的です。
- 予約媒体
- 受付日時
- メニューや施術内容
電子カルテと予約管理システムを連携させることで、これらの情報が自動的に電子カルテでも閲覧できるようになります。
予約管理システム「かんざし」なら、複数の予約サイトを一元管理することができます。
業界トップクラスのお得な料金で導入できるため、初期費用にお悩みのオーナー様も手軽に導入できます。
POSシステム
POSシステムを導入しているけれども、あまり活用できていないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。
電子カルテとPOSシステムを連動させることで施術単価や来店期間、受付状況、カルテの詳細情報を電子カルテを導入しているタブレットで確認することができるので業務効率アップにつながります。
エステサロンの運営をスムーズにしてくれるPOSシステムなら「サロエボ」がおすすめです。
サロエボは予約管理やカルテ管理、売上管理、販促機能などのサロン業務を一元管理できるサロン運営に特化したPOSシステムです。
販促アプリ
販促アプリは、お客様が商品を購入するだけでなく、キャンペーン情報を提供することも可能です。
適切に活用すれば、エステサロンのリピート率向上にもつながる重要な役割を果たします。
そして、販促アプリと予約システムや会計システム、電子カルテを連携させることで、お客様のニーズに合ったキャンペーン情報を効果的に提供できます。
お店から情報配信やポイント付与、クーポン配信を行いたい場合は、販促アプリ「マイコレ」がおすすめです。
マイコレの管理機能はクラウド対応なので、パソコンやスマホ、タブレットからでも簡単にアプリの内容を更新することができます。
電子カルテはビューティーパレットがおすすめ
エステサロンにおいて、日々の業務におけるカルテの重要性は高く、電子カルテ化によって多くのメリットが得られます。
様々な電子カルテシステムが存在しますが、「ビューティーパレット」はエステサロン運営に最適な電子カルテ機能を提供しています。
電子機器が苦手な人も簡単操作！
現在紙カルテを使用しているエステサロンでは、電子カルテの操作が難しいという懸念があるかもしれません。
ビューティーパレットは、パソコンが苦手な人でもスマホのように操作できるため、電子機器に不慣れな方でも安心です。
手書きもできる！
ビューティーパレットでは、電子カルテに手書きで記入することもできます。
電子カルテを手書きで操作したい場合は、「フリーハンド機能」を使用すれば、従来の紙カルテのように手書きで記入することができます。
また、キーボードを使ったタイピング入力も可能です。文章を多く入力したい場合は、タイピングで迅速に入力できるため、カルテの作成を効率的に行うことができます。
初期費用が抑えられる！
ビューティーパレットの電子カルテシステムは、初期費用0円で導入できます。
スタートアップサロンなどの場合、開業資金やシステムの導入に掛かる費用が負担になりがちですが、ビューティーパレットなら初期費用を抑えることができます。
専用端末が不要！
ビューティーパレットでは、お手持ちのiPadなどのタブレット端末に電子カルテシステムを導入できます。
専用端末が不要なので、導入コストを抑えつつ、慣れ親しんだタブレットで操作できるのも魅力の1つです。
今ならキャンペーンで顧客管理に掛かるコストがダウンできるかも？
詳しくはビューティーパレットまでお気軽にお問い合わせください！
まとめ
エステサロンでは丁寧なカウンセリングを行い、お客様との会話の内容を細かく記録しながら、施術を行っていきます。
それだけではなく、顧客情報をしっかりとカルテに記載することで、リピート率を向上させるためのヒントも得られる貴重な情報源です。
そのため、エステサロンにおけるカルテの重要性は高く、電子カルテ化を進めることでカルテの管理を容易にします。
さらに、予約管理システムやPOSシステム、販促アプリといった他システムとの連携も可能なので、事務作業を効率化できたり、サロン運営に必要なデータを素早く抽出したりすることも可能です。
「現在のカルテの管理方法を見直したい」
「エステサロン開業の際に、初期費用が抑えられる電子カルテシステムを導入したい」
上記のようなお悩みをお持ちのサロンオーナー様は、ビューティーパレットがおすすめです。
