マツエクサロンのカルテ管理に悩んでいませんか？
「紙カルテがどんどん増えていく」
「カルテ探しが面倒」
「カルテを販促にも活用したい」
そんな悩みは電子カルテがあれば解決します！
ペーパーレスなカルテ管理やカルテの検索も簡単にできるので、業務の無駄を省いてサービスの向上が目指せます。
導入した場合のメリット・デメリットを紹介するので電子カルテが気になっている方はぜひご覧ください。
マツエクサロンでのカルテの重要性
マツエクサロンに来店するお客様は「なりたいイメージ」を持っていることが多いです。
お客様のイメージと仕上がりが違ってしまうとお客様は残念な気分になり、施術をやり直すことは無くてもリピートは躊躇するでしょう。
アイリストの腕がどんなに良くても、仕上がりがお客様のイメージと離れていたら満足度は下がってしまうのです。
お客様とのイメージの相違を無くすためにカウンセリングは丁寧に行う必要があります。
写真や画像を交えながらお客様のイメージを理解して施術を開始しましょう。
カウンセリングの内容を毎度カルテとして残しておくことで、前回の記録から好みが把握でき、カウンセリングの簡略化やリピーターの獲得につながります。
カルテにはちょっとした会話の内容まで細かく記録しておくことで、お客様は自分のことを覚えてくれていると思いますし、施術に熱心な印象も与えられます。
マツエクサロンのカルテはリピーターの獲得やお客様が求めている施術の傾向を知るためにも大切です。
少し面倒でも記録を毎回残してサロン経営の指針に役立てましょう。
マツエクサロンで電子カルテを使うメリット
マツエクサロンが電子カルテを使うメリットは6つあります。
- 手書きで細かく書き込める
- 写真が簡単に保存できる
- 紙・印刷代・保管場所が必要ない
- 探したい情報がすぐに見つかる
- 情報漏洩を防げる
- 他システムとカルテの連動が可能
手書きで細かく書き込める
電子カルテはパソコンが苦手な人でもスマホの操作に似た感覚で使えます。
紙のカルテと同じように手書きでのカルテ記入が可能なので、図やちょっとしたコメントには手書きが便利です。
また、文字入力は手書きよりもカルテをきれいに書けるという利点があり、手書きと文字入力の良いところを組み合わせることで、手書きのみのカルテより使い勝手がよくなります。
定型の内容は項目にして、該当する項目をチェックするだけにしておけば、あなたに合わせたカルテが完成します。
電子カルテはマツエクサロン用のカウンセリングシートや写真にも書き込むことができるので、他のスタッフとカルテを共有する場合でも、見やすく分かりやすいカルテが作れるので便利です。
写真が簡単に保存できる
紙カルテでは写真を一緒に保存するのが面倒でしたが、電子カルテはタブレットで撮影してアップロードするだけなので簡単です。
写真を撮られること自体に抵抗のあるお客様もいるので、撮影には毎回承諾が必要ですが、写真は術前術後の変化が分かりやすいので重宝します。
定番のデザインカタログで説明しても良いですが、写真があるとお客様も実際の仕上がりイメージが湧きやすくなる場合もあります。
例えば、40代の方には20代目元のデザインカタログで説明するより、同じ年代の施術写真を見せた方がイメージしやすく「同じ年代の施術経験も豊富」と思ってもらえてお客様の安心感にもつながります。
また、写真は経験の浅いアイリストの教育にも活用できます。
先輩の施術写真を見せての教育や、新人が行った施術写真を後から確認してアドバイスすることも可能です。
新人教育は大変ですが、写真を使えば教育やフォローの手助けになります。
紙・印刷代・保管場所が必要ない
紙カルテは来店人数や実績が増えると比例して多くなり、印刷代や保管場所がだんだんと負担になってきます。
電子カルテは増えてもタブレット内で管理するので、カルテの置き場所に困りません。
紙カルテでは発生する可能性があった、カルテの紛失や破損といった心配もなくなります。
カルテ置き場を無くすことで、サロンの内装をすっきりとさせることも可能です。
探したい情報がすぐに見つかる
お客様のカルテは、保存しているたくさんのカルテの中から探すので、手間や時間が掛かり大変です。
紙カルテでは棚から取り出して探す必要がありましたが、電子カルテなら名前などの情報を入れるだけですぐに検索ができます。
カルテ探しに時間がかからないので、お客様を待たせる必要がなく時短になります。
タブレットなら接客をしながらのカルテ確認もスマートです。
情報漏洩を防げる
紙カルテでは、顧客情報を勝手に持ち出されることや紛失がリスクでしたが、電子カルテでは勝手に持ち出すことや閲覧が防げます。
ただし、クラウドに顧客情報などを保存するので、インターネット上のセキュリティ対策が必要です。
情報を守るためにセキュリティ対策を適切に実施しているか、定期的に確認することが重要です。
他システムとカルテの連携が可能
電子カルテは他のシステムと連携ができるので、管理がラクで使いやすくなります。
例えば、下記のような内容の連携が可能です。
- 予約管理
- 店舗販促
- スタッフ管理
- 在庫管理
- 会計システム
連携機能が充実していると経営の作業効率が上がります。
集計や確認などの事務作業を効率化して、販促やスタッフ技術の向上に力を入れて売上UPを目指しましょう。
電子カルテにデメリットはある？
電子カルテはインターネットを通じてカルテをクラウドに保存するため、店舗にインターネット環境を整備する必要があります。
カルテがクラウドに保存されるので、インターネット環境がある場所であれば外出先や自宅でもカルテの確認ができるようになります。
電子カルテの活用法
電子カルテを導入した場合、どのように活用できるのかシミュレーションしてみましょう。
具体的な内容を知ることで、電子カルテが身近に感じられます。
タブレットに基本情報を入力してもらう
お客様にタブレットを渡して自身の情報を入力してもらいましょう。
自身の情報とは下記のような内容です。
- 氏名
- 住所
- 生年月日
- 電話番号
- コンタクトレンズの有無
- アレルギーの有無
基本情報の内容はサロンにあった項目を自分好みに選んでください。
POS連動をしていると、入力した情報は自動的にカルテ化されPOSに反映登録されます。
紙の場合は記入していただいた情報を後からPOS本体に登録する必要がありましたが、直接タブレットに入力してもらうことでスタッフの不要な作業を軽減します。
カウンセリング内容を記録
リピーターのお客様は下記のようなカウンセリングを苦手に思う傾向があります。
- 自分の悩みを何度も言わせる
- 理想を何度も説明するのが面倒くさい
- 前回話した内容を忘れている
- 同じことを何度も聞かれる
カウンセリングで上記のような内容を聞いた場合はカルテに記入し、何度も同じことを聞かれていると感じさせないようにしましょう。
確認のために「たれ目が理想でしたよね？」「束感がある方が好みでしたよね？」というように前回のカルテから誘導するような質問であればお客様も答えやすいはずです。
お客様は質問の仕方によって「理解してくれている」「前回の事を覚えていてくれている」と感じるので、カルテの記録からリピートに繋がるような気持ちの良い接客を試みてください。
初回のカウンセリングは、今後リピーターになってくれる可能性があるので、カウンセリングの記録をカルテとして手厚く残すことが重要です。
1度聞いた内容はカルテに残して、お客様の理想に近づけるためのデザインや雰囲気にあった提案をして満足度の高い仕上がりを目指しましょう。
施術内容を記録
施術内容の記録は、リピーターのお客様には前回と比べてどのように変化して施術したいかの目安になります。
カルテを見れば「前回と同じで」「前回より〇〇を増やして」といった要望にも答えやすくなります。
電子カルテは写真と一緒に保存できるので、お客様のビフォーアフターの説明に活用することや、施術イメージをより分かりやすく記録できます。
施術内容は地道に記録を残していくことで、流行りや人気の傾向が早くつかめるので、デザインを迷っているお客様に提案する際にも活用が可能です。
同意書を用意
同意書や承諾書はタブレットで作成し、お客様にはタブレットへ直接署名していただきそのまま保存・管理ができます。
同意書の内容は、質問や注意事項を1つずつ作成でき、チェックボックスやラジオボタンなど回答方法も個別に設定可能です。
署名データは顧客カルテに紐づいて保存できるので、管理や後からデータを見たい時にも簡単に取り出せます。
後日優待サービスを行う
カルテに記入してもらった住所やアドレスなどを利用して販促に活用しましょう。
優待サービスはリピートや友人に紹介してもらえるチャンスが獲得できます。
来店後にお礼のメールや次回の優待サービスなどの情報は、設定すれば自動的に配信することも可能です。
はがきは切手代が必要なため、たくさんのお客様に優待サービスを行いたい際はメールやラインでの配信がおすすめです。
紙カルテの場合は書かれたアドレスを入力する作業が面倒でしたが、電子カルテなら選択やコピーするだけで配信の設定が可能なので無駄な作業がいりません。
トラブル回避のためにできること
お客様とのトラブルが発生してしまうと、口コミで悪く書かれることや、サロンの評判が下がることに繋がりかねません。
マツエクサロンで対策できるトラブル回避の内容をご紹介します。
まつ毛の悩みや心配なことを聞く
カウンセリングではお客様の悩みや不安に思っていることを聞き出します。
業務的になりすぎない話し方を意識して、お客様の気持ちに寄り添った姿勢で話しましょう。
まつ毛の悩みは人それぞれですが、理解や共感の態度を交えながら、アドバイスや解決策を一緒に探すようにコミュニケーションを取るとお客様との信頼関係が築きやすくなります。
心配なことは答えられる範囲で回答し、不安要素を取り除いてから施術を行うようにすることでお客様は安心して施術を受けることができます。
お客様の不安な気持ちを取り除いて信頼関係を築くことで、ちょっとしたトラブルを未然に防ぐことにも役立ちます。
同意書の内容を口頭でも説明する
同意書のサインはお客様にとって事務的な作業に感じ、内容をよく読まないでチェック項目を埋めていることがあります。
同意書を読んでいても、すぐに内容を忘れてしまうお客様もいるので注意が必要です。
マツエクは「施術後5〜6時間は顔を洗わない」「うつ伏せで寝ない」「毛周期で抜ける場合がある」などの注意事項が多く、きちんと理解していただかないと後からトラブルになる可能性があります。
特に初回のお客様は注意事項を知らないことも多いので、同意書を記入してもらうだけではなく、口頭でも補足説明をして理解してもらいましょう。
施術時間・料金を伝える
お客様が認識していた施術時間や料金が違うとトラブルに発展しやすくなります。
施術を行う前に、施術後の予定が詰まっていないか、時間の余裕があるかどうかをさりげなく確認することが大切です。
予定が詰まっていればなるべく急いで仕上げることや、時間に間に合うように施術の時間をコントロールしてお客様の予定に合わせる必要があります。
料金は予約時にも確認していると思いますが、追加の料金が発生しそうな場合などはその都度お客様に確認して了承をもらってから施術を開始しましょう。
電子カルテはビューティーパレットがおすすめ
電子カルテには種類がありますが、マツエクサロンにはビューティーパレットがおすすめです。
ビューティーパレットの電子カルテは4,000店舗以上の導入実績があり、サロン業務を一元管理できるので、少人数で運営しているサロン様も快適に利用できるシステムです。
サロン専用のタブレット型カルテ ビューティーパレットはこちら
電子機器が苦手な人も簡単操作！
電子カルテは多機能なので、使いこなせるか不安になる方もいるかもしれませんが、基本的な機能はタブレットを見てタッチするだけなので簡単です。
パソコンが苦手と感じているアナログなスタッフがいても使いやすい仕組みになっています。
べース画像設定機能
ベースとなるカルテ台紙を取り込み、電子カルテとして設定できます。
ネイルサロン用、ヘアーサロン用、エステサロン用など、業種に合わせたカルテをご用意ください。
台紙は自由に選ぶことができるため、使いやすい理想のカルテが作れます。
カルテには写真を貼付することもできます。
お客様の写真自体をベースにして、カルテとして活用することも可能です。
手書きもできる！
図や写真にも手書きができるので、言葉では伝わりにくい説明も気軽に書き込めます。
ペンツールで鉛筆・マーカーなどペン先を選択し、線の太さも調整できます。
もちろんカラーも色々選べるので、分かりやすくカラーで装飾した情報を残せます。
手書きでは書きにくい・時間がかかるという場合はテキスト入力も可能です。
タブレットのスクリーンキーボードを使って、好きな場所に自由に書き込みができます。
手書きではきれいに書けない、長い文章は時間がかかる、という場合はテキスト入力機能がスムーズです。
専用端末が不要！
特定のタブレットや専用の端末は必要ありません。
市販のタブレットや手持ちのタブレットでも利用可能です｡
※機種によってはご利用いただけない場合がございます。
初期費用が抑えられる！
設置工事費や初期設定に費用はかかりません。
手持ちのタブレットを活用すればさらにコストダウンして導入できます。
導入は店舗の環境などによりますが、2週間から3週間で可能です｡
導入後も徹底したサポート体制があるので安心してご利用ください｡
システム連携が可能！
電子カルテのみの利用も良いですが、システム連携をするともっと便利に電子カルテが使えます。
ビューティーパレットは下記のシステムと連携できます。
- かんざし(予約管理)
- サロエボ(予約管理・接客・販促・経営管理)
- マイコレ(販促)
- クラウド会計ソフトfreee(経営管理)
全てを連携する必要はなく、必要な機能のみ連携させることも可能です。
それぞれのシステムについては下記リンクよりご確認ください。
まとめ
マツエクサロンのカルテは電子カルテがおすすめです。
カルテ管理が場所をとらず簡単になり、カルテを活用した販促も行えます。
マツエクサロンにとって「集客」は大切ですが、どうやったらよいか悩むこともあるでしょう。
「集客」が無いと「リピーター」も生まれにくいですし、売上にも直結してきます。
電子カルテは記録するだけではなく、システムを連携してさらに便利に使う事ができます。
はじめはカルテ機能のみを利用してみて、今後分析や販促にも使えるように機能を拡張していくことも可能です。
電子カルテを活用して接客力や集客力のあるサロン経営を目指しましょう。
