リラクゼーションサロンの運営での悩みの一つがカルテの管理です。記録する情報や運用方法、保管の仕方など、わからないことがたくさんあるかもしれません。
「カルテってどのくらい詳しく書けばいいの？」
「いつまで保管しておけばいいの？」
「カルテの管理って大変そう…」
そんな疑問や不安を持つ人は、ぜひ本記事を参考にしてください。
本記事では、リラクゼーションサロンにおけるカルテの重要性や、記録すべき情報、効率的な運用方法について解説します。
また、最新の電子カルテについても、導入のメリットとデメリットを紹介しています。紙のカルテと電子カルテ、どちらが適しているのか確認しておきましょう。
カルテに記入する情報
リラクゼーションサロンは、お客様の身体と心を癒やすための施術を行います。一人ひとりに合わせた細やかなケアを行うためには、お客様に関するさまざまな情報が記録されたカルテが不可欠です。
また、カルテを作りこみ、情報を分析することで、お客様のニーズや傾向を把握し顧客満足度の向上につなげられます。
リラクゼーションサロンにおいて、カルテに記録すべき内容は以下の通りです。
- 個人情報
- カウンセリングの内容
- 施術内容と使用した商材
- 施術中の会話の内容
それぞれの項目について、どのような情報を記録すべきか詳しく解説します。
個人情報
カルテに記録する情報の中で、最も重要なのが個人情報です。詳細な施術内容や使用した商材などの情報がいくら書かれていても、個人情報に誤りや漏れがあれば、そのカルテがどのお客様の情報なのか判断するのが難しくなります。
また、カルテに個人情報が正しく記録されていなければ、再訪したお客様を新規のお客様と間違える可能性があります。その結果、お客様の信頼を失い、サロンから離れてしまうかもしれません。そのため、カルテには個人情報を確実に記録しましょう。
以下は、リラクゼーションサロンにおいて、カルテに記録しておくべき個人情報の例です。
- 氏名
- 電話番号
- 生年月日
- 住所
- 年齢
- 職業
これらの基本情報に加えて、お客様の体質やアレルギーの有無なども重要な情報です。特にアレルギーについては、施術で使用するトリートメントオイルの選択に大きく影響するため、必ず確認し記録しておきましょう。
カウンセリングの内容
カルテには、施術前のカウンセリングで得た情報も記録しておきます。カウンセリングシートなどで別に記録している場合もありますが、カルテに一元管理できれば、情報の見落としを防げます。カウンセリングで得た情報をすべてカルテに記録するのが難しければ、特に重要な以下の項目を記録しておきましょう。
- 健康状態
- 生活習慣
- 飲酒や喫煙の有無
- 施術に対しての要望
- サロンに来店した理由
- 抱えている悩みや不安
カウンセリングの内容を記録しておけば、2回目以降の来店の際に前回の施術との比較や、来店当初からの変化などが把握しやすくなります。お客様と現在の状況を共有しやすくなるため、施術の方向性を決めやすくなるでしょう。
施術内容と使用した商材
カルテには、施術内容と使用した商材についても記録しておきましょう。サロンでは多種多様なトリートメントオイルやクリームを使用するため、前回の施術で使用した商材を正確に記録しておかないと、次回の施術時に混乱が生じる場合があります。もしお客様が再訪された際、前回の施術内容について担当スタッフが把握していなければ、不安を感じるかもしれません。
一方、カルテに施術内容が適切に記録されていれば、たとえ前回と別のスタッフが担当しても、情報の共有により一貫したサービスを提供できます。
施術内容と使用した商材については、以下の情報を記録しておくとよいでしょう。
- 施術の種類と施術時間
- 使用したオイルやクリームの種類
- 施術の強さや圧の調整
- お客様の反応や感想
これらの情報を正確に記録していれば、お客様は安心して施術を受けられます。その結果、サロンへの信頼も高まるでしょう。
施術中の会話の内容
カルテには、施術中の会話から得られた情報も記録しておきましょう。
施術中は、お客様がリラックスした状態になるため、カウンセリングでは言いづらかった悩みや不安、あるいはお客様の趣味や関心事について話を聞けるかもしれません。
これらの情報は、お客様一人ひとりに合わせたきめ細かなサービスを提供するための貴重な情報となります。
また、何気ない会話の内容でも、次回の施術時に話題にしてもらえると、お客様は自分のことを覚えてくれていると感じ、サロンに対する信頼や愛着が深まります。
カルテを作成・運用する際のポイント
カルテの情報は、お客様が来店するたびに増えていきます。そのため、一度作って終わりではなく、継続的な運用が大切です。
カルテを適切に作成・運用するためのポイントは以下のとおりです。
- 正確にわかりやすく記入する
- 最新の情報に更新しておく
- 一定期間は保管しておく
- 個人情報の漏洩に注意する
カルテを効果的に活用できれば、お客様の満足度を高められます。それぞれのポイントについて確認しておきましょう。
正確にわかりやすく記入する
カルテには、なるべく正確に情報を記録しましょう。
リラクゼーションサロンでは、お客様の身体だけでなく心のケアも行います。カルテの情報に誤りがあると、お客様に不適切な施術を行ってしまい、不安やストレスを与えてしまうおそれがあるためです。
また、情報を記入する際は、わかりやすく記入することも大切です。カルテは担当したスタッフだけが見るとは限りません。クセの強い字や殴り書きのような字で書くと、他のスタッフが見た時に内容を理解できず、情報共有ができなくなってしまいます。
カルテはサロン全体で顧客管理をするためのツールです。そのため、誰が見ても分かるように作成しましょう。
最新の情報に更新しておく
カルテに記録された情報は定期的に更新する必要があります。カルテの情報が古いままだと、お客様の現在の状態に合わない施術を行ってしまうリスクがあります。
たとえば、強めの圧を好んでいたお客様が、次第に柔らかい圧を好むようになったというケースもあるでしょう。カルテが更新されておらず、最新の情報が記録されていなければ、圧の強い施術を行ってしまい、お客様の満足度が下がってしまいます。
このようなケースが頻繁に起きれば、サロン全体の評判が下がるおそれがあります。
そのため、カルテの情報は、常に最新の状態を維持しましょう。
一定期間は保管しておく
作成したカルテには保存義務期間があるため、お客様が最後に来店した日から5年間保管する必要があります。5年が経たないうちにカルテを破棄した場合、ペナルティを科せられるおそれがあります。
また、万が一トラブルが発生した場合や、お客様からクレームがあった際にも、カルテは重要な証拠資料となります。適切な対応を行うためにも、定められた期間はカルテを保存しておく必要があるでしょう。
個人情報の漏洩に注意する
カルテには、お客様の氏名、連絡先、生年月日など多くの個人情報が記録されています。リラクゼーションサロンが取得した個人情報は、適切な管理・運用が個人情報保護法によって定められています。万が一個人情報が漏洩した場合、お客様の信頼を失うだけでなく、法的な責任を問われる場合があるため十分に注意しましょう。
個人情報の漏洩を防ぐには、カルテを施錠できる場所に保管するなどして、部外者に持ち出されないような対策を講じることが大切です。また、カルテを持ち運ぶ際には、紛失や盗難に気を付けましょう。
カルテを破棄する際は、シュレッダーで細かく裁断するなど、適切な方法で処分してください。さらには、全てのスタッフに個人情報保護の重要性を理解してもらい、カルテの取り扱いについてルールを徹底する必要があります。
リラクゼーションサロンでカルテを運用する際は、適切な管理体制を整え、個人情報の漏洩防止に細心の注意を払いましょう。
リラクゼーションサロンにおける電子カルテ導入のメリット
リラクゼーションサロンにおいて、カルテはお客様一人一人の情報を管理するために欠かせません。しかし、カルテの作成や運用には多くの時間と手間がかかり、スタッフの負担にもなります。
そこで、おすすめしたいのが電子カルテの導入です。電子カルテとは、紙のカルテをデジタル化し、PCやタブレット端末で管理するシステムです。お客様の個人情報や施術履歴、カウンセリング内容などを一元管理できます。
電子カルテには以下のようなメリットがあります。
- 複数の端末で情報を共有できる
- 情報の更新作業がしやすい
- カルテの保管スペースが必要ない
- 必要な情報がすぐに見つかる
- 他システムとの連携で業務効率を上げられる
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
複数の端末で情報を共有できる
電子カルテは、登録された情報をインターネットに接続されたPC、タブレット、スマートフォンなどで共有が可能です。そのため、A店舗で施術を受けていたお客様が、B店舗に来店された場合も、電子カルテがあれば、お客様の情報をすぐに確認できます。
一方、紙のカルテでも、カルテを持ち運ぶ、電話で伝える、スマートフォンでカルテを撮影して送るといった方法で共有ができますが、手間がかかるうえ、カルテの紛失や個人情報の漏洩リスクがあります。
このように、電子カルテは、お客様の情報を共有するのに場所や時間が制約されないため、サロンの業務効率を大きく改善できるでしょう。
データが破損しても復元できる
電子カルテは、定期的にバックアップを取っていれば、機器の故障や災害などでデータの破損が起きた場合でも、データの復旧が可能です。
一方、紙のカルテは、一度破損や紛失してしまうと、復旧が困難です。水に濡れて判読できなくなったり、火事で焼失したりしてしまった場合、お客様の大切な情報を失うかもしれません。
電子カルテは、万が一のトラブルが発生しても、お客様の大切な情報を守れるため、紙のカルテに比べて安全性が高いといえるでしょう。
カルテの保管スペースが必要ない
作成したカルテは、定められた保存期間を過ぎるまで勝手に破棄できません。そのため、紙カルテの場合、膨大な保管スペースが必要です。
また、大量のカルテを保管するために箱の中などに入れてしまうと、必要なカルテをすぐに取り出せない、見たいときにすぐに見られないといった問題が発生します。
一方、電子カルテならデータで管理するため、どれだけ大量のカルテがあっても保管スペースに困りません。
さらに、電子カルテには検索機能もあるため、どれだけ古い情報であっても、すぐにアクセスが可能です。
電子カルテを導入すれば、カルテの保管場所に悩むことなく、効率的にカルテを管理できるため、スタッフの業務効率向上が期待できます。
他システムとの連携で業務効率を上げられる
電子カルテは単体でも利用可能ですが、他のシステムと連携してさらに業務効率を上げられます。代表的なのが、POSシステムや予約システムとの連携です。
たとえば、POSシステムと連携することで、販促機能と顧客情報の紐付けが可能になります。 これにより、顧客リストから特定の条件で絞り込みをかけ、該当するお客様に自動でメールを送ることができます。スタッフのスケジュール管理も電子カルテ上でできるので、各スタッフの勤怠状況や空き時間を一目で把握できます。
また、予約システムとの連携では、お客様が予約を入れた際、予約情報が自動的に電子カルテに反映されます。受付状況や予約台帳が電子カルテから確認できるため、システムごとに情報を照らし合わせる必要がありません。
電子カルテのデメリット
電子カルテには、さまざまなメリットがありますが、一方でデメリットも存在します。
以下は電子カルテのデメリットです。
- 初期費用がかかる
- システムトラブルが起きることがある
- 操作の習得に時間がかかる
電子カルテのデメリットは、適切な対策をすることでリスクを最小限に抑えられます。それぞれのデメリットについて確認しておきましょう。
初期費用がかかる
電子カルテの導入には、初期費用としてシステムや端末の購入費がかかります。費用はシステムや端末の種類によって異なりますが、数十万円ほどかかる場合があります。小規模なサロンにとって大きな負担となるかもしれません。
また、電子カルテは導入して終わりではなく、月額利用料金が発生します。加えて、端末の故障や更新時には、修理や買い替えの費用も必要です。
電子カルテは、紙のカルテよりも高額な費用がかかるため、まずは紙のカルテから始めてタイミングを見て切り替えていく、という方法も検討してみてください。
システムトラブルが起きることがある
電子カルテは、システムにトラブルが発生すると情報にアクセスできなくなるリスクがあります。カルテの情報が確認できなければ、業務に大きな支障をきたすおそれがあります。
また、電子カルテはデータのバックアップをしておかなければ、復旧ができません。大切なお客様の情報や施術履歴などが失われてしまうと、サロンの信頼性が大きく損なわれるおそれがあります。
このようなリスクを避けるには、以下のようなシステムを選ぶことが重要です。
- 定期的なバックアップを自動で行っている
- セキュリティ性や安定性が高い
- トラブル時の対応やサポート体制が充実している
これらの点を考慮し、自店のニーズに合った信頼性の高いシステムを導入しましょう。
操作の習得に時間がかかる
紙のカルテは、書き方さえ覚えてしまえば、特別なスキルがなくても問題なく作成できます。一方、電子カルテを導入する際は、スタッフ全員がスムーズに利用するまで操作に関する研修を行う必要があります。そのため、紙のカルテと比べて作成や運用に時間がかかるでしょう。
操作の習得時間を短縮するなら、操作がわかりやすく直感的に使えるシステムを選ぶことです。
また、マニュアルやヘルプ機能が充実しているのも重要なポイントです。操作方法がわからないときに、すぐに確認できる環境があれば、スタッフも安心して電子カルテを使用できるでしょう。
ビューティーパレットでカルテの運用を効率化できる
「ビューティーパレット」は、美容室・サロン向けに開発された、タブレット型電子カルテです。
文字だけでは表現が難しい情報や伝えにくい内容も、イラストや写真に直接書き込めます。まるで紙のカルテのような感覚で自由に使えるため、大量の情報を記録する必要があるリラクゼーションサロンにとって、最適のシステムといえるでしょう。
手書き・フリーハンドでカルテに直接書き込める
ビューティーパレットの大きな特徴は、手書きやフリーハンドでカルテに直接書き込めることです。様々なペンツールやカラーが用意されているため、お客様の身体の状態や気分、施術の注意点など、リラクゼーションサロンならではの情報を的確に記録できます。また、画像やイラスト上に自由に書き込めるので、文字だけでは伝わりにくい感覚的な内容も、スタッフ間で正確に共有することが可能です。
専用端末不要で導入コストを抑えられる
ビューティーパレットは、iOSとAndroidの両方に対応しているため、サロンが既に所有しているタブレット端末があれば導入可能です。
特定のタブレット端末や専用端末を購入する必要がないため、端末の購入費用を抑えられます。
また、カルテの情報は複数の端末で共有できるため、故障や紛失のリスクを回避でき、特定の店舗にいなくても情報の閲覧が可能です。
関連記事：美容室・ビューティーサロン向けiPad対応電子カルテおすすめをご紹介
サロエボとの連携で業務効率を高められる
ビューティーパレットは、サロン業務に特化したPOSシステム「サロエボ」と連携して、業務効率を大幅に改善できます。サロエボは、サロンの業務をまるごと一元管理できるPOSシステムです。
ビューティーパレットと連携をすれば、入力した情報が、自動的にサロエボに反映されます。スタッフがカルテ情報とPOS情報を別々に管理する手間を省けるため、業務を効率化できます。
また、ビューティーパレットでは、お客様がタブレット上で直接同意書や承諾書に署名できます。署名データがサロエボと連動して、顧客カルテに紐づいて保存されるため、管理やデータの呼び出しも簡単です。
サロエボとの連携により、カルテ管理、予約管理、顧客管理、会計処理など、サロン業務のあらゆる側面において効率化を実現できます。リラクゼーションサロンの業務に最適なツールの組み合わせといえるでしょう。
かんざしとの連携で予約管理も安心
ビューティーパレットは、様々な予約サイトからの予約を一元管理できるシステム「かんざし」とも連携が可能です。
リラクゼーションサロンでは、SNSや外部サイトなど、複数の予約チャネルを利用していることも珍しくありません。
かんざしの導入で、複数の経路から入ってくる予約情報を一元管理できるため、予約管理の手間を大幅に減らせます。
さらに、予約の取り込みから各予約サイトの予約情報の書き込みまで自動化できます。予約の空き状況をリアルタイムで管理できるため、ダブルブッキングや予約漏れを防ぎ、スタッフも施術に集中できます。
予約を一元管理できる予約管理システム「かんざし」
手厚いフォローで導入後も安心して利用できる
ビューティーパレットは、リラクゼーションサロンが安心して電子カルテを利用できる環境を提供しています。
電子カルテの導入後は、操作方法がわからなかったり、予期せぬトラブルが起きたりすることも少なくありません。電子カルテを思ったように操作できなければ、スタッフの業務効率が下がってしまいます。さらに、電子カルテが使えなくなると、サロンの運営に大きな支障が出る可能性もあるでしょう。
ビューティーパレットでは導入後もストレスなく利用できるような手厚いサポート体制を整えています。操作方法やシステムの設定について不明点や疑問点があれば、経験と知識が豊富なスタッフが、迅速に対応します。
リラクゼーションサロンの電子カルテは「ビューティーパレット」
まとめ
リラクゼーションサロンにおいて、お客様に満足いただけるサービスを提供するためには、カルテが不可欠です。しかし、紙のカルテでは作成や運用に多くの手間がかかるため、スタッフの負担が増えてしまう問題があります。
この負担を軽減するためには、電子カルテの導入が効果的です。電子カルテの導入で、情報の共有や更新が容易になり、スタッフの業務効率が大幅に改善されます。
ただし、電子カルテの機能はシステムによって異なるため、サロンに適したものを選択することが重要です。
ビューティーパレットは、美容室・サロン向けに開発されているため、サロン業務のあらゆる側面において効率化を実現できる機能を備えています。
電子カルテの導入を検討しているものの、どれにすればいいか分からないと迷っている方は「ビューティーパレット」をぜひご検討ください。
